第一条 为做好各类档案材料的立卷归档工作，确保案卷质量，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《湖北经济学院档案管理办法》等规定，制订本制度。
第二条 凡是学校各项工作中形成的具有查考价值的各种文字材料、图表、图纸、账簿、声像材料、实物等均属归档范围，严格按照规定归档。
第三条 各类档案移交时间要求:
（一）硕士研究生学位论文、答辩材料，各种层次学生成绩表，毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料，应在学生毕业当年的12月底前立卷归档。
（二）科研课题材料，应在课题结题或鉴定一个月内立卷移交科技处，两个月内由科研处移交归档。报奖的科研成果材料，在申报、评奖活动结束二个月内，由科技处移交归档。
（三）临时性机构产生的文件材料，在临时性机构工作完成后的二个月内立卷归档。
（四）全校性重大活动产生的文件，在活动结束后二个月内立卷归档。
（五）基建工程项目材料，在工程项目竣工验收后两个月内立卷归档；大型维修、改造项目材料，在维修、改造项目活动结束后两个月内立卷归档。因故不能在两个月内完成的，应提前说明原因，最迟在六个月内立卷归档。
（六）医务、财会档案材料于次年第一季度整理立卷，档案材料暂由立卷归档部门保管二年后于期满当年六月底前向档案馆移交。
（七）声像、照片资料在制作完成后三个月内立卷归档。
第四条学校实行文件材料形成部门、课题组立卷归档的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理、组卷、拟写案卷标题、编排张（页）号或件号，填写卷内目录，交本单位档案人员检查，装订后向档案馆移交。档案馆应对立卷归档工作进行指导。
第五条学校对科研成果、基建工程、购置大型设备等进行鉴定、验收时必须通知专（兼）职档案员参加，并对应归档的文件材料加以审核检查。文件材料不完整、不准确、不系统的项目，不予验收、不予上报成果。
第六条归档的文件材料必须卷内目录和归档内容统一，保管期限划分准确，案卷题名简明确切，填好备考表，档案入库案卷规范统一。
第七条移交档案时，立卷人需提交“档案移交目录”一式二份，经档案馆人员验收后，双方签字，立卷归档单位领导签字，各执一份。
第八条各二级单位专（兼）职档案员因工作调动或离岗时，必须做好档案交接手续。
第九条寄存、征购或收购、捐赠档案的交接手续同第七条。
第十条本制度自公布之日起实施。