（一）学校办公室负责大学生活动中心报告厅、5号教学楼报告厅、行政楼会议室统筹安排。
（二）学校办公室为各单位提供报告厅会议室预订系统登录用户名和密码，每学期清理一次，各单位安排专人负责管理使用。
（三）使用单位应提前一周，通过学校主页“在线服务”栏报告厅会议室预订系统申请，如实填写使用时间和用途。举行报告会、研讨会、讲座、论坛及涉及国（境）外组织、个人的活动等，由举办（承办）单位按照规定分别报党委宣传部、国际交流与合作处（港澳台事务办公室）审批。
（四）学校办公室对场地使用申请进行审核，审核情况可在线查看。列入学校周会议安排的会议活动由学校办公室直接安排会议场所。
（五）报告厅、会议室硬件设备由网络与教育技术中心安排专人负责，定期对设备进行维护，保证设备正常使用。
（六）后勤集团根据会议活动人数提供足量热水，做好报告厅、会议室清洁卫生。行政楼会议室投影数据线由学校办公室提供。
（七）使用单位负责场地布置，自行准备杯子和茶叶。
（八）大学生活动中心报告厅、行政楼会议室由综合岗工作人员负责安排；5号教学楼报告厅实行签字审批制度，使用单位填写申请表，报学校办公室主任（副主任）审核后，由文书岗工作人员负责安排。
