鄂经院发〔2020〕53号
2020年11月24日
第一章 总 则
第一条 为推进学校电子公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《党政机关电子公文处理工作办法》（厅字〔2019〕7号）和学校公文处理工作相关规定，特制定本办法。
第二条 学校电子公文是通过学校电子公文系统，以电子数字形式拟制、办理、管理的公文，同纸质公文具有同等效力。
第三条 学校电子公文与纸质公文在公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、公文办理、公文管理等方面的基本要求一致。
第四条 学校电子公文处理工作应当坚持统一管理、准确规范、精简高效、安全可靠的原则。
第五条 学校办公室负责学校电子公文处理工作的管理，并对校内有关单位的电子公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 电子公文要素
第六条 电子公文要素包括版面、拟制、办理和管理等。
第七条 电子公文的版面要素一般包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。
第八条 电子公文办理要素包括收文办理、发文办理、整理归档。
（一）电子公文收文办理
1．拟制。学校办公室负责将收文纸质文档制作成电子文档，详细登记文件名称、文件字号、来文机关、收文时间等信息。
2．传阅批办。学校办公室负责人及时提出拟办意见，发送校领导批示、传阅或交有关部门办理，传阅批办信息主要包括拟办意见、传阅批办意见、传阅批办时间等。
3．承办。学校办公室根据传阅批办意见，发送有关部门办理。承办部门应当对交办的公文及时办理。承办信息主要包括承办意见、办理时间、办结记录等。
4．催办。学校办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。
（二）电子公文发文办理
1．起草。部门根据工作需要起草文稿，起草信息主要包括文稿内容、起草人信息、起草时间等。
2．审核。公文起草部门负责人对文稿进行审核，审核信息主要包括审核人信息、修改内容、审核意见、审核时间等。
3．复核。学校办公室对文稿进行复核，复核信息主要包括复核人信息、修改内容、复核意见、复核时间等。
4．签批。校领导审定签发，签批信息主要包括签批人信息、修改内容、签批意见、签批时间等。
5．印发。学校办公室对审定签发的文稿编写文号、印制，并做好登记。印发信息主要包括印制机关信息、印制时间等。
（三）电子公文整理归档
1．档号。主要包括全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号。
2．保管期限。包括永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
3．移交接收信息。主要包括移交人信息、移交时间、接收人信息、接收时间。
第九条 电子公文管理要素包括：.
（一）查阅信息。主要包括查阅人信息、查阅时间。
（二）变更信息。主要包括保管期限、主送范围等变更内容，以及变更时间、审核人信息、签批人信息。
第十条 具有发文资格的校内机构参照以上规定执行。
第三章 电子印章
第十一条 学校电子公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关电子印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性电子公文可以不加盖电子印章。
第十二条 电子印章制发、使用、管理按照学校印章管理有关规定执行。
第十三条 电子印章应当符合国家有关电子印章相关标准要求，规格、式样等按照国家有关规定执行，数据格式应当符合国家电子印章数据格式相关标准要求。电子公文归档时应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。
第四章 电子公文系统
第十四条 电子公文系统是电子公文全生命周期过程或者部分环节所使用信息系统的统称，包括相关软硬件支撑和应用系统。
第十五条 学校电子公文系统为办公自动化系统，应当支持电子公文起草、审核、签发、传输、承办、催办、答复、归档等公文处理程序，同时具有验证、存储、输出、查阅、检索、统计等功能。
第十六条 学校电子公文系统为非涉密电子公文系统，应当按照国家法律法规和有关标准规范要求，落实安全管理制度和安全防护技术措施，优先采用安全可靠的软硬件产品和服务，定期开展系统安全保护等级测评和密码安全性评估并整改。
第十七条 学校办公室、人事处负责电子公文系统帐号管理。在编教职工的电子公文系统帐号为职工号。非在编教职工因工作需要开通电子公文系统帐号，调离学校的教职工撤销电子公文系统帐号，由人事处审核；电子公文系统用户权限由学校办公室确定。
第十八条 网络与教育技术中心负责电子公文的运行维护，应当制定电子公文系统运行维护工作制度，明确网络安全责任，设置网络安全岗位，加强人员和经费保障，建立日常维护和应急响应、安全保密机制，保障电子公文系统安全可靠运行。
第五章 电子公文管理
第十九条 学校办公室负责学校电子公文管理，有发文资格的校内机构负责本机构的电子公文管理。
第二十条 档案馆负责电子公文归档工作的监督指导。电子公文归档应当按照国家有关法律法规执行。电子公文办理完毕后，应当将需要归档的电子公文及其版面、拟制、办理、管理等要素和相关数据信息及时整理归档。
第二十一条 网络与教育技术中心应当对电子公文定期进行数据备份，定期检查、及时维护电子公文的处理设备，确保设备运转正常。电子公文系统设备更新、系统升级时，应当确认原有载体与新设备兼容，同时对电子公文进行迁移。
第二十二条 电子公文删除应当履行审批手续，并长期保存删除文件记录。
第六章 附则
第二十三条 本办法适用于学校非涉密电子公文处理工作。涉密电子公文处理按照保密法律法规和学校有关规定执行。
第二十四条 本办法由学校办公室负责解释。
第二十五条 本办法自印发之日起施行。原《湖北经济学院电子公文处理暂行办法》（鄂经院发﹝2008﹞129号）同时废止。