鄂经院党发〔2019〕22号
2019年5月20日
第一章 总 则
第一条 为规范学校公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，实现公文处理的规范化、制度化、科学化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）文件精神，结合我校实际情况，特制定本规定。
第二条 学校公文是学校在党务、行政管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 学校办公室负责管理学校公文处理工作，并对校内各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第六条 学校常用的公文种类主要有十类：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销校内单位不适当的决定事项。
（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（四）通知。适用于发布、传达要求校内单位周知或执行的事项，批转、转发公文。规范性文件一般用“通知”印发。
（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。“报告”不得夹带请示事项。
（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准，有两种情形：以学校名义向上级机关报送的请示；校内单位向学校报送的请示。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送，但不能抄送下级部门。
（八）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十）纪要。适用于向校内各单位传达会议主要情况和决定事项，要求有关单位执行。
第三章 公文格式
第七条 学校公文格式一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）发文机关标志。学校发文机关标志为“中共湖北经济学院委员会文件”“湖北经济学院文件”“湖北经济学院学校办公室文件”“中共湖北经济学院委员会常委会会议纪要”“湖北经济学院院长办公会议纪要”“湖北经济学院专题会议纪要”等。学校党委、行政联合行文时，一般并用“中共湖北经济学院委员会”“湖北经济学院”名称。
（二）发文字号。包括发文机关代字、年份、发文顺序号组成。学校党委发文代字主要有：鄂经院党呈、鄂经院党发、鄂经院党干。学校行政发文代字主要有：鄂经院、鄂经院发、鄂经院学发。学校办公室发文代字是：校办发。学校党委、行政联合行文时，使用发文机关代字“鄂经院党发”。纪要无发文机关代字。
（三）签发人。上行文应标注签发人姓名。
（四）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（五）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（六）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（七）发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。
（八）成文日期。以校领导签发的日期为准。
（九）印章。有发文机关署名的，应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。纪要等有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
（十）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十一）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十二）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十三）页码。公文页数顺序号。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文符号、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
第十三条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
（二）向上级部门请示、报告重大事项，应当经学校同意或者授权。
（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以学校名义向上级机关负责人报送公文，不得以学校负责人名义向上级机关报送公文。
（四）学校党委、行政可以对外正式行文，学校纪委、工会、团委可以向归口领导的上级机关正式行文，校内其他内设机构不得对外正式行文。
第十四条 向学校内部行文，应当遵循以下规则：
（一）需经学校审批的具体事项，经学校同意后可以由校内机构行文，文中须注明已经学校同意。
（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。
（三）校内机构中，经发文立户审批的机构可以向校内行文，未经发文立户审批的机构不得向校内正式行文。
第五章 公文办理
第十五条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第十六条 收文办理主要有签收、登记、初审、承办、传阅、催办等程序。
（一）学校办公室对收文统一签收、登记，详细记载公文的主要信息。
（二）学校办公室负责人及时提出拟办意见，呈送校领导批示或送有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
（三）校领导应及时批示，主批人应签明意见，并署上姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意。
（四）根据领导批示和工作需要，学校办公室将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（五）承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。主办部门应主动与有关部门协商处理，如不能达成共识，应将各方意见据实回告学校办公室，并提出建设性意见请求协商，再按学校办公室意见办理。
（六）学校办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（七）校内单位报送的请示审批文件（材料），由报送单位按照以上步骤办理。
（八）学校办公室统一负责收文办理。除纪检监察工作的收文办理由纪委办公室负责外，校内其他单位一律不得自收自办文件。
第十七条 发文办理主要有起草、审核、签发、编号、印制、登记等程序。
（一）职能部门根据工作需要起草文稿。应当做到：符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现学校意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练；文种正确，格式规范；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致；部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
（二）公文起草部门负责人审核。涉及其他部门职权范围的事项，相关部门须签署会签意见。
（三）学校办公室审核。审核的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，是否完整准确体现发文意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行；涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见；文种是否正确，格式是否规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；其他内容是否符合公文起草的有关要求。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。需要学校审议的重要公文文稿，审议前由学校办公室进行初核。
（四）校领导审定签发。重要文件或上行文，由学校主要领导签发；对涉及到单项工作的一般性文件，由分管校领导签发。
（五）学校办公室对审定签发的文稿编写文号，做好登记。
（六）学校办公室印制、装订文件，并加盖公章。印制公文、加盖印章须符合规定的格式式样。
（七）学校公文一般在学校办公系统发布，不印发纸质公文。
第十八条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第十九条 具有发文资格的校内机构发文，由该机构参照以上规定执行。
第六章 公文管理
第二十条 学校办公室统一管理学校公文。具有发文资格的校内机构负责本机构的公文管理，学校办公室加强业务指导和督促检查。建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二十一条 涉密公文按照保密法律法规和学校有关规定管理。
第二十二条 公文的撤销和废止，学校发布的公文由学校决定；校内机构发布的公文，由发文机构根据职权范围和有关规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第二十三条 校内机构合并时，全部公文应当随之合并管理；机构撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案馆。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十四条 校内机构根据工作需要可以向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机构合并或者撤销时，相应进行调整。
第七章 附 则
第二十五条 电子公文、规章制度方面的公文，依照学校有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第二十六条 本规定由学校办公室负责解释。
第二十七条 本规定自发布之日起施行。《党务公文处理暂行规定》（鄂经院党发〔2003〕8号）、《湖北经济学院行政公文处理规定》（鄂经院发〔2003〕14号）停止执行。