规章制度

湖北经济学院部门立卷归档工作规范(试行)

发布者:学校办公室发布时间:2019-03-25浏览次数:11

第一条为规范落实学校档案部门立卷归档制度,实现档案应收尽收、应归尽归,根据《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)、《归档文件整理规则》(DA/T 222015),制定本规范。

第二条部门立卷归档是指学校各单位(部门)将办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料按归档范围进行收集,并按照归档文件整理规则进行组件(卷)、分类、排列、编号、编目(纸质文件材料包括装订、编页、装盒等,电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等)整理,使之有序化后,定期移交到学校档案馆的工作。

第三条部门立卷归档基本原则

1.学校各单位(部门)和个人从事教学、科研、党政管理等各项工作活动中形成的文件材料,属于归档范围的,必须移交学校档案馆集中统一管理,应收尽收,应归尽归,任何单位(部门)和个人不得私自留存。不属于归档范围的文件材料,不得擅自归档。

2.学校部门立卷归档坚持来源原则,文件材料由哪个单位(部门)形成、办理则由该单位(部门)立卷归档。各处级建制的单位(部门)均为立卷归档部门,一个立卷归档部门内的档案(包括下属机构的档案)要统一立卷归档,学校档案馆按立卷归档部门接收档案。

3.学校实行纸质、电子文件双套制归档,要同时做好纸质和电子文件的收集、整理、归档。对于只有电子文件而未形成纸质文件的重要文件材料,应打印、签章后与电子文件一并归档。

第四条部门立卷归档的组织

1.学校档案馆负责全校立卷归档工作的组织与实施,指导和监督各立卷归档部门的立卷归档工作。

2.各立卷归档部门负责组织本单位的立卷归档工作,并接受学校档案馆的指导和监督。

3.各立卷归档部门建立文档管理制度,对日常形成的文件材料进行集中管理,每项工作完成后应由承办人收集整理文件材料并向单位(部门)兼职档案员移交,兼职档案员负责指导单位(部门)内各下属机构及工作人员文件材料的收集、整理和归档。

4.相关立卷归档部门在对省级及以上科研项目鉴定、基建工程竣工验收、大型维修改造工程竣工验收、贵重仪器设备(价值在20万元以上)开箱验收时,须有档案工作人员参加,审查验收应归档文件材料完整性、系统性,指导部门立卷归档。

第五条文件材料的立卷归档分工

立卷归档部门按《湖北经济学院档案实体分类实施细则》确定的文件材料归档范围收集文件并立卷归档。

1.上级党、政部门下达的文件,由学校办公室负责立卷归档;其它外单位来文,由接收及承办单位负责立卷归档。

2.学校内部形成的文件材料,由文件材料形成部门负责立卷归档。其中学校盖章印发的带字号红头文件,由学校办公室统一收集归档;各单位(部门)盖章印发的红头文件、校内请示报告等非红头的重要文件由各单位(部门)收集归档。

3.会议文件材料,由组织召开会议的单位负责收集归档;多个单位联合召开的会议文件材料,由牵头单位负责收集归档。

4.各教学单位和教学管理部门在教学评估与认证、专业申报、奖项申报等工作中共同形成的文件材料,由相关教学管理部门负责收集归档。

5.教研、科研项目文件材料由课题组负责人收集、整理、立卷,分别由教学、科研管理部门负责归档文件材料审核和移交归档。

6.基本建设(含大型维修、改造)项目文件材料由基建处负责收集、整理、归档。

7.财务文件材料及账簿、凭证等由财务处负责立卷归档。

8.除科研项目及科技合作合同由科研处负责收集归档外,学校对外签订的其它合同资料均由学校办公室负责收集归档。

9.各种声像、图片资料,由形成单位负责收集、整理、立卷、归档;外单位制作反映本校活动的声像、图片资料,由负责组织联系的单位收集、整理、立卷、归档。

10.负责重大单项工作的临时性机构形成的文件材料,由临时性机构指定专人负责收集、整理、归档。

立卷归档时应剔除不应归档的文件材料:上级机关普发的、不需办理的文件材料;上级和学校征求意见未定稿的文件材料;非隶属单位抄送的不需办理、无参考利用价值的文件材料;校内单位发来的仅供传阅不需办理的文件材料;无保存价值的一般性信函和临时性的通知等;重份的文件材料。

第六条纸质文件部门立卷归档步骤与要求

1.预立卷

立卷归档部门将已经办理完毕、需要归档的文件材料及时收集,集中管理,纸质文件按文件反映的问题分类装盒存放,做好日常工作中的预立卷。学校印发红头文件归档需要一式两份,其它文件材料归档一般只需要一式一份。

2.组件

将预立卷的纸质文件材料按文件之间的联系组成件并排列顺序。正文、附件为一件,正文在前,附件在后;正本与定稿为一件,正本在前,定稿在后;转发文与被转发文为一件,转发文在前,被转发文在后;中文本与外文本为一件,中文本在前,外文本在后;报表、名册、图册、书籍等一册(本)为一件;本科生成绩表一个班为一件,按学号顺序排列;研究生成绩表一个学院为一件,按学号顺序排列;刊物(含简报)一期为一件;基建工程图纸一张为一件;装订成册的文件资料汇编一册为一件;会议记录一般一次会议为一件,会议记录本一本为一件。

3.装订

将已组件的文件材料以件为单位进行装订,一般使用符合档案长期保管的不锈钢订书钉三点装订,文件材料较厚的,使用棉线三孔一线装订。装订前应拆除文件材料上的金属物,对破损文件进行修补,对幅面大于A4的纸张按A4大小进行折叠,对装订边空白不够的进行贴边处理。纵向版式的文件材料以左边、横向版式的文件材料以上边为装订边,装订应不压字,装订后文件材料平整。

4.编页码

将已装订的文件材料以件为单位编制页码,页码应从首页(含封面)开始逐页编制,用铅笔在文件正面右上角或背面左上角空白处编写,无字的空白页不编页码。拟编制页码与文件原有页码相同的,可不再编制页码。

5.分类与划定保管期限

按照《湖北经济学院档案实体分类实施细则》规定的分类方案,先将文件材料按其形成年度分类,跨年度文件材料一般以文件签发时间为准;会议文件材料归入闭幕年度;跨年度办理的文件材料归入办结年;科研、基建、设备等项目材料分别归入鉴定(结题)、竣工、采购年度;学生成绩、学籍和学位材料分别归入毕业年度和授予学位年度。再将同一年度的文件材料按档案类目分类,必须分至分类方案的最低一级类目(部分为二级类目,部分为三级类目)。分类必须准确,不同年度归档的同类文件材料划分类目必须保持稳定,同一问题的文件材料必须划分到同一类目。

按照《湖北经济学院档案实体分类实施细则》保管期限表逐件划定文件材料的保管期限:永久、定期30年、定期10年。

6.组盒或组卷

将同一最低一级类目(部分为二级类目,部分为三级类目)的归档材料按其性质进行组盒或组卷。组盒或组卷时应遵循学校工作活动规律,保持归档材料间的有机联系不被打乱。

同一最低一级类目中的文书类档案材料(分类方案中除学生类、声像类和实物类外,党群、行政类及其它类别的二级类目11综合类),按问题相对集中,反映同一问题的材料按形成时间先后排列。将排列好后的材料组盒,一个档案盒可存放多个问题的材料,但同一问题的材料最好集中存放于一盒或多盒,装盒时尽可能将档案盒装满。

同一最低一级类目中的专题或项目类档案材料(除文书类档案材料外的其它材料),按项目、问题进行组卷,一卷文件材料厚度不超过4CM,卷内文件材料按形成时间先后排列。将组卷的材料装盒,一个档案盒可存放多卷材料,但同一卷材料最好集中存放于一盒或多盒,装盒时尽可能将档案盒装满。

7.编档号和填写件号章

根据档号编制规则,按归档文件材料组盒、组卷排列顺序分别编制盒号、卷号,按盒内、卷内文件排列顺序分别编制件号。

以件为单位在文件材料首页右上角空白处加盖件号章,用铅笔填写件号章相关栏目内容。

8.编制目录

按《归档文件整理规则》(DA/T 222015)要求,立卷归档部门将整理好的归档文件材料以所组的盒、卷为单位,逐件编制归档文件目录。目录表格使用电子表格(EXCEL)编制,页面为横向A4幅面,归档时同时移交纸质与电子版目录。

归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。目录编制应准确、详细。

序号:填写盒(卷)内文件顺序号。

档号:填写编制的文件档号。

文号:文件的发文字号。没有文号的,不用填写。

责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。有多个责任者的,填写第一责任者。

题名:文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容的,应重新拟写标题,自拟标题外加方括号“[ ]”

日期:文件的形成时间,标全年月日(如19990909),月、日不可查考的,用“00”补齐。

密级:按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用填写。

页数:每件归档文件的编制的页码总数。

备注:注释文件需说明的情况。

9.审查并填写备考表

以所组盒、卷为单位填写备考表,说明归档文件缺损、修改、补充、移出等情况。立卷归档部门兼职档案员对归档文件整理质量初审通过后在备考表整理人处签名,部门分管档案工作负责人对归档文件整理质量审查通过后在备考表检查人处签名。

备考表位于盒、卷内文件材料之后,必须用黑色墨水笔填写。

第七条电子文件部门立卷归档步骤与要求

立卷归档部门做好日常工作中电子文件的收集与管理,将电子文件按反映的问题组成文件夹集中存储保管,并进行备份存储。

已整理的纸质归档文件材料的电子文件,按纸质归档文件材料的整理情况进行组件、分类、分文件夹(对应纸质文件材料所归入的盒、卷)、排列、编号、编目,其电子文件题名格式为:纸质文件档号+空格+纸质文件正题名。

第八条归档文件材料的质量检查

立卷归档部门在归档前要对文件质量、载体状况进行认真检查,检查发现的问题应及时整改,需在备考表中说明的情况必须说明。

1.归档的纸质文件材料检查的主要内容包括:

文件材料是否齐全、完整,特别是文件的附件是否缺漏,有无缺页。

有无不属归档范围的文件材料,有无文件相互混淆、重复现象。

有无将有机联系的同一问题文件材料拆散归档的现象。

文件材料是否标识齐全、准确,特别是发文是否有领导签字、单位盖章、内容是否与底稿一致;是否原件;表格是否有署名、统计日期;事情发生变更时,是否有变更的记载材料等。

文件材料分类、保管期限划定是否准确,档号、页码、目录编制是否齐全、正确。

载体状况是否有利于保存,特别是图文是否清楚,墨迹能否长期保存,载体有无污损等。

2.归档的电子文件材料检查的主要内容包括:

电子文件的硬件、软件环境的有效性,脱离专用设备、软件是否可读取,是否加密。

电子文件的格式,是否符合归档格式需要,是否进行了格式转换。

电子文件有无病毒感染。

电子文件是否完整、是否最终版本,元数据是否齐全。

电子文件归档数据包整理、文件题名标注、编目是否规范。

电子文件载体是否可靠和适宜长期保存,能否读取。

第九条部门立卷归档的时间要求

立卷归档部门一般应于每年6月底前将前一年度形成的文件材料立卷归档,部分文件材料按以下时间立卷归档:

1.硕士研究生学位论文、答辩材料,各种层次学生成绩表,毕业证发放登记表、学位证发放登记表等学籍管理材料,应在学生毕业当年的12月底前立卷归档。

2.科研课题材料,应在课题结题或鉴定一个月内立卷移交科研处,三个月内由科研处移交归档。报奖的科研成果材料,在申报、评奖活动结束二个月内,由科研处移交归档。

3.临时性机构产生的文件材料,在临时性机构工作完成后的二个月内立卷归档。

4.全校性重大活动产生的文件,在活动结束后二个月内立卷归档。

5.基建工程项目材料,在工程项目竣工验收后两个月内立卷归档;大型维修、改造项目材料,在维修、改造项目活动结束后两个月内立卷归档。因故不能在两个月内完成的,应提前说明原因,最迟在六个月内立卷归档。

6.医务、财会档案材料于次年第一季度整理立卷,档案材料暂由立卷归档部门保管二年后于期满当年六月底前向学校档案馆移交。

7.声像、照片资料在制作完成后三个月内立卷归档。

第十条立卷归档部门向学校档案馆移交档案时,必须履行交接手续,填写《档案移交清册》,交接双方签字。学校档案馆必须对归档文件材料检查验收,对不符合档案管理规范的,提出具体整改意见,由立卷归档部门整改合格后再移交归档。

第十一条立卷归档部门必须严格遵守《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》,按时齐全完整归档。对于拒不归档、不按期归档、归档不全、遗失和损毁档案、篡改档案、擅自扩大归档范围、档案信息泄密或归档材料质量不合格又拒不改正的,依照《档案管理违法违纪行为处分规定》(中华人民共和国监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号)予以处理。

第十二条本规范由学校档案馆负责解释,自公布之日起施行。

  

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