湖北经济学院档案利用制度

发布时间:2014-12-11 来源:cicro 浏览次数:284

    为了充分发挥学院档案信息资源的整体功能,维护学院和科技人员的合法权益,满足学院与社会的利用需求,现根据《档案法》、国家教委《六号令》关于普通高等学校档案管理办法的有关规定,对我院档案利用作出如下规定:
  一、档案工作人员应坚持档案工作的服务方向,强化服务意识,本着“面向学院、服务社会”的宗旨,热情接待,耐心、细致、周到地为利用者做好档案提供利用服务工作。
  二、学院馆藏档案的利用范围为开放档案和未开放档案两部分。利用方式为查阅、借阅、复制、摘录、咨询、函调、出具档案证明等等。
  三、查阅利用馆藏开放档案。
  1、学院所属机构和本院师生员工、院外单位和个人,持有效证件(身份证、工作证、学生证和介绍信),填写《湖北经济学院档案查阅利用登记表》,说明利用目的和利用范围,均可在馆内查阅,并可摘录。如需复制,由档案馆工作人员代为办理。
  2、台港澳同胞、海外华侨要求利用档案,需经主管部门介绍;外国机关和个人要求利用档案,应按国家有关规定办理。
  四、查阅利用保密档案、未开放档案或其他部门档案。
  1、学院所属机构或本院师生员工持有效证件,填写学院《保密档案查借阅利用登记表》,经档案部门领导或立卷宗部门领导(如:党群组织类档案经组织部部长、行政人事类档案经人事处处长、科研档案由科研处处长或课题组组长)批准同意后,可查阅未公开档案或非本部门归档的档案。
  2、查阅保密档案内容,由档案馆工作人员代为查阅,利用者不直接接触保密档案案卷。
  3、科研专利档案、获省部级以上科研成果奖档案,除档案形成者本人利用,任何人无权查阅,切实保障和维护科技人员的合法权益。
  4、档案利用者(单位或个人)应严守档案秘密,未经上级主管部门或本馆同意,不得随意泄露或公布上述档案内容,违者将根据有关档案法规规定处罚,直至追究法律责任。
  五、学院各类档案原则上限定在馆内查阅,确因工作需要借出,借阅者须办理借阅登记手续,借出时间一般不超过一周,因特殊情况需继续使用,应办理续借手续。出借档案不得转借,更不能丢失,违者按规定酌情处罚。馆藏保密档案除特殊情况外,原则上一律不外借。
  六、借阅档案人员应对档案的安全、完整负责,不得擅自带出、抽拆、涂改、传播,阅毕归还时,应当面清点注销。
  七、凡向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。科研成果与专利档案,档案馆将按照《知识产权法》的规定处置,以维护学院和科技人员的合法权益。
  八、对于特殊、珍贵档案和资料,一般不提供原件使用。如有特殊情况需要,须经档案部门领导或院领导批准。
  九、凡利用学院档案取得了明显的工作和经济效益的单位或个人,还应如实向档案馆反馈情况,并填写《档案利用效果登记》留馆存查。
  十、本院所属机构为工作需要查阅利用档案不得收费,复制档案收回成本费;院外单位与个人、毕业生离校后为个人目的利用馆藏档案,要求复制或出具证明的,按规定合理收费。