湖北经济学院档案鉴定、销毁制度

发布时间:2015-01-14 来源:cicro 浏览次数:262

    档案鉴定、销毁是精炼、优化馆藏的一项重要工作,有序、适时地开展档案价值鉴定和失去保存价值档案的销毁工作,必须遵循以下规定:
  一、档案保存价值的鉴定原则、保管期限标准的确定,以及销毁档案的程序和办法,必须严格执行《档案法》、教育部《六号令》和省档案局、省教委的有关法规规定。
  二、档案鉴定必须建立精炼馆藏意识、管理成本意识、信息效益意识、协作协调意识、社会历史记忆意识,力争以最小的经济投入,收藏(指永久保存部分)最有价值的档案,有效地发挥学院档案信息资源整体的社会效益与经济效益,真实地反映学院改革、建设、发展的历史风貌。
  三、收集鉴定工作。档案馆应与学院所属各职能机构协作,从平时归卷、收集归档的源头抓起,切实把好鉴定关。根据学院《部门档案立卷归档范围和保管期限规定》和《湖北经济学院文件材料归档和不归档范围的规定》,用全面的、历史的、发展的观点,鉴定判断每一份文件材料的利用保存价值,确定文件材料作为档案保存的保管期限,剔除不需要归档的文件材料。
  四、分类、整理与组卷鉴定工作。档案分类整理组卷时,要通过鉴定,把不同保管期限的档案分类组卷,确需合并组卷(为保持职能工作活动项目档案实体信息的系统)时,应在卷内目录备注中注明不同保管期限,以便日后期满鉴定。
  五、档案保管期限届满鉴定工作。凡我院档案保管期限届满时,其鉴定、销毁工作均应履行以下程序:
  1、在分管院长领导下,由学院档案馆和有关部门人员共同组成鉴定小组进行档案保存价值的鉴定。
  2、鉴定小组按照国家有关法规规定,采用直接鉴定的方法,以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,个人初鉴,集体审查,对保管期限届满的档案提出销毁或延长保管期限的规定。
  3、鉴定小组向档案馆馆长提交一份鉴定工作详细情况的书面报告,说明销毁档案的数量和内容,鉴定概况和销毁理由,并附销毁档案清册一式两份。
  4、鉴定小组人员根据销毁清册认真复核清点拟销毁的档案案卷,确认无误后签字,档案馆和有关部门领导审核后签字、并加盖公章。
  5、档案馆提交销毁档案的审批表及清册,报分管院长审批。
  6、销毁档案时,由档案馆和有关部门共同派员现场监督。
  7、监销人在销毁档案前要再行复核清点,确认有无失误;销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并书写销毁经过报告,送交档案馆。
  8、档案销毁申请报告,销毁清册、鉴定报告、销毁报告、连同鉴定小组成立文件均由档案馆收存组卷建档。